Työkalupakki järjestö- ja vapaaehtoistyön tueksi

Kevät- ja syyskokous ovat yhdistyksen sääntömääräisiä, tärkeimpiä kokouksia. Niistä määrää yhdistyslaki ja yhdistyksen säännöt. Yhdistyksen säännöt määräävät, onko yhdistyksellä yksi vai kaksi sääntömääräistä kokousta ja mikä on näiden aikaväli. Näissä sääntömääräisissä kokouksissa määritellään yhdistyksen tärkeimmät asiat, hyväksytään tarvittavat asiakirjat, toimintakertomus, toimintasuunnitelma, tilinpäätös ja liitteet. Sääntömääräisessä kokouksessa päätetään yhdistyksen hallituksesta. Toimintakertomus esitellään kevätkokouksessa, toimintasuunnitelma syyskokouksessa. Seta ry:lla on vuosittainen edustajakokous marraskuussa. Jokaisella Setan jäsenjärjestöllä on oikeus lähettää kokoukseen vähintään kaksi edustajaa.

Yhdistystoimijat: kokoontumiset

Toimintakertomus

Toimintakertomus on asiakirja, jossa yhdistys kuvaa kuluneen kauden toimintaansa toimintasuunnitelman pohjalta. Toimintakertomus laaditaan vuosittain. Toimintakertomuksen yhteydessä hyväksytään tilinpäätös. Toimintakertomus esitellään kevätkokouksessa.

Opintokeskus Kansio: toimintakertomus

Pirkanmaan Seta: esimerkki toimintakertomuksesta

Sateenkaariperheet ry: esimerkki toimintakertomuksesta

Toimintasuunnitelma

Toimintasuunnitelma on yhdistyksen toiminnan suunnitteluun liittyvä asiakirja, jossa suunnitellaan toimintaa tulevalle vuodelle. Toimintasuunnitelman yhteydessä on yleensä talousarvio. Toimintasuunnitelma esitellään syyskokouksessa.

Yhdistystoimijat: toimintasuunnitelma

Invalidiliitto: malli toimintasuunnitelmaan

Tilinpäätös

Tilinpäätös on päättyneen tilikauden laadittu asiakirja, joka koostuu tilinpäätöslaskelmista ja muusta tilinpäätösasiakirjojen kokonaisuudesta. Tilinpäätöksessä selvitetään yhdistyksen toiminnan taloudellinen tulos.

Yhdistystoimijat: tilinpäätös

Viestintäsuunnitelma

Viestintäsuunnitelma tehdään yleensä toimintasuunnitelman yhteydessä. Se sisältää keskeiset viestinnän tavoitteet, tehtävät toimenpiteet, kohderyhmät, viestintäkanavat, aikataulutuksen jne.

TJS-opintokeskus: viestintäsuunnitelma

Esimerkki viestintäsuunnitelmasta: MLL

Pöytäkirja

Esityslista on kokouksessa käsiteltävien asioiden lista. Siinä on rakenne, joka ohjaa kokouksen kulkua. Asiat käsitellään listan mukaisesti kohta kohdalta, ja tavallisesti asioista ei keskustella suljetun kohdan jälkeen.

Esityslistaan voidaan tehdä muutoksia kokouksen alussa.

Pöytäkirja on kokouksesta tai virallisesta toimituksesta laadittu määrämuotoinen selostus. Edellisen kokouksen pöytäkirja hyväksytään seuraavassa kokouksessa.

Yhdistystoimijat: esityslista

Kokouksen kulku ja päätösvaltaisuus

Yhdistyksen sääntömääräisillä kokouksilla ja hallituksen kokouksilla on säännöt kokouksen kulkemisesta. Ollakseen päätösvaltainen, kokouksessa tulee olla yhdistyksen sääntöjen mukaan hallituksen jäseniä läsnä.

Kokouskäytännöt.fi: kokouksen kulku

Kokouskäytännöt.fi: laillisuus ja päätösvaltaisuus

Finlex: yhdistyslaki

Hallitus

Hallitus päätetään sääntömääräisessä kokouksessa, eli joko kevät- tai syyskokouksessa. Isommissa järjestöissä päätetään hallituksessa liittokokouksessa tai edustajakokouksessa. Hallituksen roolit valitaan riippuen yhdistyksen säännöistä joko sääntömääräisessä kokouksessa tai hallituksen kokouksessa. Edustajakokouksessa esimerkiksi Seta ry valitsee hallitukseen jäsenet edustajistosta. Setan edustajistokokouksessa hallituksen roolit valitaan saman tien.

Siviksen Yhdistystoimija-opiskelumateriaali: Yhdistyshallinto

Pieni yhdistysopas: Hallinto ja talous

Hallituksen järjestäytyminen ja roolit

Uuden hallituksen viralliset roolit jaetaan järjestäytymiskokouksessa, joka tapahtuu tyypillisesti kevät- tai syyskokouksen jälkeen hallituksen uudella kaudella. Järjestäytymiskokouksessa valitaan varapuheenjohtaja, sihteeri ja talousvastaava. Epäviralliset roolit, kuten tiedottaja, tapahtuma- tai vapaaehtoisvastaava voidaan valita samassa kokouksessa, mutta nämä roolit voidaan jakaa myös myöhemmin.

Varapuheenjohtaja

Varapuheenjohtaja puheenjohtaa kokoukset, mikäli puheenjohtaja on estynyt. Varapuheenjohtajalla on tavallisesti nimenkirjoitusoikeus. Osassa järjestöistä puheenjohtaja ja varapuheenjohtaja ovat tiivis työpari.

Sihteeri

Sihteeri tekee kaikki tarvittavat ja lainmukaiset dokumentit kokouksista ja päätöksistä.

Talousvastaava

Talousvastaava seuraa yhdistyksen rahaliikennettä, budjettia, hoitaa laskutuksen ja varmistaa tilinpäätöksen tekemisen. Jos yhdistyksellä on järjestösihteeri tms. talousvastaava toimii hänen kanssaan yhteistyössä.

Tiedottaja/viestintävastaava

Viestintävastaava koordinoi yhdistyksen viestintää. Hän ei välttämättä ole päävastuussa tiedotuksesta, mutta mahdollistaa sujuvaa tiedotusta ja viestintää.

Muut vastaavat

Kaikissa vastuualueissa on omat vastaavat henkilöt hallituksesta. Yhdenkään tehtävän tekemisen päävastuu ei ole vastaavan harteilla, vaan hän koordinoi tehtäviä koko hallitukselle.

JHL: Yhdistyksen hallitus

Eläkeliitto: hallituksen järjestäytymiskokous (asialistamalli)

Yhdistyksen hyvä taloudenpito

Rekisteröity ja rekisteröimätön yhdistys ovat lainsäädännön mukaan kirjanpitovelvollisia. Hyvän taloudenpidon avulla yhdistyksen jäsenet ovat tietoisia siitä, onko yhdistyksen varoja käytetty järkevästi ja oikein. Hyvin hoidetusta taloudesta hyötyy koko yhdistys, ja se mahdollistaa usein merkittävän osan yhdistyksen jäsenille suunnatusta toiminnasta ja sen kehittämisestä.

Yhdistysopas: taloudenhoito

KSL: yhdistyksen talous ja kirjanpito

Vuosikello

Vuosikello laaditaan yhdeksi, tai hankkeissa ja projekteissa useammaksi, vuodeksi kerrallaan. Vuosikello on työkalu, jonka avulla hahmottaa yhdistyksen vuosittaista toimintaa. Se toimii myös viestinnän ja muun toiminnan tukena.

Innokylä: vuosikello

MLL: vuosikello

Opintokeskus Siviksen vuosikellopohja

Yhdistyslaki

Yhdistyslaki kattaa kaiken lainsäädännön yhdistyksiin liittyvissä asioissa. Yhdistystoimijoiden tulee olla tietoisia lain sisällöistä.

Finlex: yhdistyslaki

Voittoa tavoittelemattomien järjestöjen edut

Yleishyödyllisillä yhdistyksillä on joitain verotusetuja.

Voittoa tavoittelemattomille yhdistyksille tarjotaan myös ilmaiseksi tai halvalla palveluita ja työkaluja, jotka muille ovat maksullisia. Allianssin alainen Tech Soup tarjoaa palveluunsa rekisteröidyille yhdistyksille (huom. ei osuuskunnille) ilmaisia palveluita, kuten G-Suite, Teams ja Microsoftin ohjelmistot sekä alennuksella Adoben ohjelmistot ja muita käyttökelpoisia työkaluja.

Canva on ilmainen ja helppokäyttöinen graafisen suunnittelun työkalu. Voittoa tavoittelemattomille yhdistyksille Canvan Pro- ominaisuudet ovat ilmaisia.

Trello ja Asana ovat ilmaisia projektityökaluja, joilla voi suunnitella toimintaa. Niiden käyttö on erityisen hyödyllistä projekteissa, tapahtumasuunnittelussa ja hankkeissa. Kummastakin on olemassa myös PRO-versiot, jotka ovat maksullisia. Asanan maksulliseen palveluun saa 50 % alennuskoodin Tech Soupilta.

Seta tarjoaa jäsenjärjestöilleen käyttöön ilmaiseksi FloMembers -palvelun.

Discord ja Slack ovat keskustelualustoja, jossa jokaiselle aiheelle voi tehdä oman kanavan. Nämä ovat ilmaisia ja niiden avulla voi helposti koordinoida hallitus- ja vapaaehtoistoimintaa, sekä osallistaa myös kävijöitä toimintaan. Etuna näillä on esim. WhatsAppiin verrattuna se, että henkilötietoja ei tarvitse jakaa muille.

GDPR

GDPR eli yleinen tietosuoja-asetus, on henkilötietojen käsittelyä säätelevä laki, joka on ollut koko EU:n alueella sovellettuna vuodesta 2018. Sen tarkoitus on parantaa henkilötietojen suojaa ja tietosuoja-asetuksia. Henkilörekisterissä olevien henkilöiden tiedot pitää olla suojattuna, eikä saa olla mahdollista, että tiedot päätyvät vääriin käsiin. Kaikki henkilötietorekisterit (jäsenrekisteri, vapaaehtoiset yms.) tulee säilyttää tietoturvallisesti. Henkilöllä on oikeus varmistaa, että hänen tietonsa on turvattuna, sekä oikeus halutessaan poistaa tiedot kaikista rekistereistä. Esimerkiksi FloMembers -palvelu on tätä tarkoitusta varten. Olemassa on myös muita tietoturvallisia palveluita ja tapoja pitää rekisteriä. Huom! Jokaista listausta, jossa esiintyy henkilön nimi ja yhteystiedot, voidaan pitää henkilörekisterinä, myös kyselyissä. GDPR- asioissa tulee pitää hyvää huolta salasanoista, niiden tulee olla tarpeeksi vahvoja.

Jokaiseen henkilörekisteriin tulee tehdä erillinen rekisteriseloste. Rekisteriseloste sisältää eriteltynä kaikki tiedot mitä kerätään, kuka tietoja kerää, millaista tietoa ja mihin tarkoitukseen. Rekisterillä tulee olla nimi ja siinä pitää kertoa kenellä on pääsy rekisteriin, kuka rekisteriä ylläpitää ja mikä on rekisterin säilytysaika. Jos rekisterin tietoja käytetään EU:n ulkopuolella, siitä tulee olla maininta. Esimerkiksi Mail Chimp palvelu säilyttää tietojaan USA:ssa, tästä pitää rekisterissä mainita, jos käyttää palvelua.

GDPR:n tarkoitus ei ole kuitenkaan hankaloittaa rekisterin pitämistä, vaan erilaisissa pilvipalveluissa, kovalevyllä tai jopa paperilla rekisterin pitäminen on yhä sallittua. Tärkeintä on tehdä selosteet rekistereille ja pitää rekistereistä huolta. Emme kuitenkaan suosittele paperisia rekistereitä, sillä ne voivat helpommin tuhoutua tai mennä hukkaan.

Allianssin sivuilta voi käydä katsomassa esimerkkejä rekisteriselosteista:

Allianssi: jäsenrekisterin tietosuoja

Tietosuojavaltuutetun toimisto: GDPR

Hahmoja sateenkaaren väreissä

Järjestötoiminnan alueet

Tilastointi ja tiedon kerääminen rahoittajille

Tilastoida kannattaa, oli rahoittajaa taikka ei. Tilastoista voi nähdä omat kohderyhmät ja myös keitä ei tavoiteta. Rahoittajat usein vaativat tiedon keräämistä raportointia varten. Myös Seta vaatii jäsenjärjestöiltään jonkinlaista tilastointitietoa toiminnastaan järjestöavustusta varten.

Tilastoja kannattaa kerätä jatkuvasti. Aina kun järjestää tapahtuman, kerää siitä osallistujamäärän ja tarkempia tietoja, mikäli rahoittaja vaatii niitä.

STEA: esimerkkejä vaatimuksista raportoinnissa

Rahoituksen hakeminen

Toimintaan voi hakea rahoitusta kuntien eri lautakunnilta. Jos toiminnassa on esimerkiksi alle 29-vuotiaita, nuorisolautakunta voi myöntää toiminta-avustusta. Myös sote-lautakunta ja liikuntalautakunta myöntävät avustuksia, mutta tämä vaihtelee kunnittain. Avustuksia myönnetään toimintaan, kuten vertaistukiryhmät, koulutukset ja leirit. Avustuksen hakemiseen tarvitaan yleensä ainakin:

Yhdistyksen hyväksytty toimintasuunnitelma
Yhdistyksen hyväksytty talousarvio
Yhdistyksen säännöt ensimmäisellä hakukerralla tai silloin kun sääntöihin
on tullut muutoksia

Hakuajat vaihtelevat kunnittain ja ne kannattaa tarkistaa oman kaupungin nettisivuilta.

Rahoitusta voi hakea eri toimintaan, taiteeseen ja kulttuuriin liittyvään toimintaan Taiteen edistämiskeskus Taikelta.

Hyvinvointialuemuutoksen myötä myös kuntien avustusjärjestelyt tulevat muuttumaan ja avustuksia tullaan anomaan jatkossa myös tai pelkästään hyvinvointialueelta. Tästä tietoa myöhemmin.

STEA eli Sosiaali- ja terveysjärjestöjen avustuskeskus, tarjoaa yhdistyksille suurempia hankeavustuksia terveyttä ja hyvinvointia edistävään toimintaan. Näitä voivat olla esimerkiksi vertaistukitoiminta ja koulutustoiminta. Hankkeen jälkeen yhdistykset voivat hakea STEA:lta kohdennettua toimintarahoitusta (AK-avustus). Suuret yhdistykset voivat hakea myös yleisavustusta (AY-avustus).

Stean ensimmäisten hakemusten hakuajat ovat keväällä ja jatkohakemusten loppuvuodesta. Tarkemmat hakuajat ja kriteerit löytyvät Stean verkkosivuilta.

Säätiöt voivat myös tarjota joitain avustuksia yhdistyksille tutkimukseen ja projekteihin. Suomessa on satoja säätiöitä. Paras paikka saada tietoa ajankohtaisista rahoituksista ja hakuprosesseista on Aurora-tietokanta. Esimerkiksi ruotsinkieliseen toimintaan voi hakea rahoitusta Svenska kulturfondenilta.

Hakemuksien kirjoittamiseen kannattaa varata aikaa ja tutustua tarkasti hakukriteereihin. Hakiessa kannattaa myös varautua raportointiin ja alkaa heti tilastoimaan toimintaansa.

Yhdistysyhteistyö: Säätiöiden, rahastojen ja eri ohjelmien avustukset ja apurahat

Pienkeräys

Poliisilta voi hakea pienkeräyslupaa enintään 3 kuukautta kestävään ja enintään 10000 euroa suuruudeltaan olevaan lahjoituskampanjaan.

Järjestöhautomo: Mistä hyvä pienkeräys on tehty

Poliisi: Pienkeräykset

Käsi, jossa kolikoita

Jäsenhankinta

Yhdistyksen vahvuus on jäsenissä. Jäsenkampanjointi onkin hyvä ottaa osaksi aktiivista toimintaa. Vinkkejä jäsenhankintaan saa EHYT ry:n jäsenhankinnan oppaasta.

EHYT ry: jäsenhankinnan opas

Vaikuttamistyö

Jäsenjärjestöt voivat tehdä paikallista ja valtakunnallista vaikuttamistyötä. Vaikuttamistyön tulee olla suunnitelmallista ja osuvaa. Hyvä vaikuttamistyö on pitkäjänteistä, oikea-aikaista ja perustuu yhteiskuntajärjestelmän tuntemiseen. Siihen kuuluu myös työn arviointi ja seuranta.

Vaikuttaminen on:

kannanottojen ja lausuntojen kirjoittamista
kampanjointia
päättäjien tapaamista ja verkostoitumista
viestintää esimerkiksi sosiaalisessa mediassa
tiedon jakamista
koulutuksia ja tapahtumia
mielenosoituksia

Vaikuttamistyötä tehdessä tulee valita kärkitavoitteet, joihin keskittyä. Jos tavoitteita on liian monta, pääviesti ei erotu. Viestinnän on oltava selkeää ja asiakielistä. Vähemmän tunnetut käsitteet on hyvä avata.

Viestinnässä ja kampanjoinnissa voi käyttää tarinoita esimerkkeinä. Tarinallistaminen on toimiva tapa lisätä kampanjan vaikuttavuutta ja lähestyttävyyttä sekä tehdä tavoitteista konkreettisia.

Keskustele kaikkien puolueiden kanssa. Tavoitteet voi sanoittaa eri tavoin vastaanottajasta riippuen, mutta pitkäjänteistä vaikuttamistyötä tehdään parhaiten pitämällä keskusteluyhteys kaikkiin puolueisiin. Vaikka eduskuntapuolue olisi nyt oppositiossa, se voi olla seuraavalla kaudella hallituksessa. Ole myös yhteydessä valmistelutyötä tekeviin viranhaltijoihin.

Mielenosoituksen järjestämisestä on suositeltavaa ilmoittaa suullisesti tai kirjallisesti poliisille, jotta poliisi voi turvata mielenosoituksen. Kokoontumisvapaus on lain takaama perusoikeus.

Yhteistyö muiden samoja tavoitteita edistävien järjestöjen ja kollektiivien kanssa usein lisää vaikuttamistyön painoarvoa. Yhteiskampanjat ja -lausunnot voivat saada enemmän näkyvyyttä.

Soste: vaikuttamistyö kansalaisjärjestössä

Fingo: vaikuttamisen työkirja

Fingo: vaikuta Suomen politiikkaan

Amnesty: Tunne oikeutesi-opas

Verkostotyö

Yhteistyö eri toimijoiden kanssa rikastaa omaa toimintaa. Saat sanan leviämään paremmin, kun sinulla on yhteistyökumppaneita, jotka jakavat asiaasi eteenpäin omissa verkostoissaan.

Soste: vinkkejä verkostotyöhön

Yhdistysyhteistyö: verkostotyön välineitä

Viestintä ja some

Viestintä on viestimistä toiminnasta, tapahtumista ja kannanotoista ulospäin ja sisäänpäin. Järjestön viestinnän suunnitteluun kannattaa laatia viestintäsuunnitelma, jonka pohjalta voi tuottaa selkeää ja suunnitelmallista viestintää.

Sosiaalisen median käyttäminen on arkipäivää viestinnässä. Kannattaa seurata vain ajankohtaisia lähteitä lukiessa sosiaalisesta mediasta. Sosiaalisen median käyttöohjeet myös muuttuvat samalla, kun sovellukset ja alustat päivittyvät. Jos mahdollista, kannattaa käyttää pieniä summia rahaa viestintään ja markkinointiin somessa.

Suosittuja sosiaalisen median alustoja ovat Instagram, Facebook, TikTok, Youtube ja LinkedIn.

Yhdistysyhteistyö: yhdistyksen viestintä ja markkinointi

Yhdistysyhteistyö: sosiaalinen media

Koulutustoiminta

Setan jäsenjärjestöt voivat tehdä kouluvierailuja alueellaan tai pitää omia ammatillisia koulutuksia tietylle kohderyhmälle. Koulutustoiminta on mahdollisuus jakaa sateenkaaritietoa esim. kuluihin, sosiaali- ja terveysalalle, kuntiin ja paikallisille yrityksille.

Voitte käyttää Setan materiaaleja koulutuksienne tietopohjana. Koulutuksia voi tarjota maksutta (pieni tietoisku tapahtumassa) tai palkkiota vastaan (esim. yritykset). Useimmiten korvataan ainakin matkakulut.

Webinaari.fi: koulutuksen järjestäminen webinaarina

Opintokeskus Sivis: Kestävän koulutuksen tarkistuslistat

Kouluvierailut

Seta tarjoaa noin kerran vuodessa kouluvierailijakoulutuksen jäsenjärjestöilleen. Kouluvierailijakoulutuksessa osallistuja saa valmiuksia toteuttaa jäsenjärjestössään kouluvierailuita perusopetukseen ja toiselle asteelle. Sateenkaarivierailun sisällöissä painottuvat normien tunnistaminen ja haastaminen sekä ikätasoinen sateenkaaritieto.

Seta tarjoaa jäsenjärjestöjensä käyttöön koulutusmateriaaleja, kouluihin jaettavia esitteitä ja oppaita sekä kirjeen, jossa perustellaan kouluvierailuiden tarpeellisuutta ja lakien ja sopimusten tarjoamaa pohjaa kouluvierailuiden toteuttamiselle.

Kouluterveyskyselyn tuloksia: Sukupuoli- ja seksuaalivähemmistöihin kuuluvien nuorten hyvinvointi

OPH: Sukupuolitietoinen opetus ja ohjaus

Setan blogi: Järjestäkää koulullanne Setan Sateenkaarivierailu!

Setan koulutuksista jäsenjärjestöille

Seta järjestää kerran kuussa jäsenjärjestöiltoja jäsenjärjestöilleen. Näiden lisäksi vuosittain järjestetään ryhmänohjaajakoulutus, kouluvierailijakoulutus ja yhdistystoimintaan liittyviä koulutuksia.

Setan koulutukset jäsenjärjestöille

Palautelomakkeet

Palautetta kannattaa kerätä tapahtumista, ryhmistä, koulutuksista ja esimerkiksi nettisivuista. Palautteen avulla onnistut kehittämään toimintaa ja saat tärkeää tietoa kävijöistäsi.

Mikäli teet palautelomakkeen, koita tehdä siitä mahdollisimman vaivaton täyttää. Palautelomakkeen voi tehdä Googlen tai Microsoftin Formsilla.

SurveyMonkey: kyselyn luominen

Roidu: hyvä palautekysely

Voi ja saa! Voimaa sateenkaarijärjestötyöstä: Google forms, nopea ohje

Vapaaehtoisuus

Vapaaehtoisten tavoittaminen ja rekrytointi

Vapaaehtoisten tavoittaminen voi tuntua haastavalta, ja se vaatiikin aktiivisuutta ja suunnitelmallisuutta.

Tapahtumat ja messut:

Osallistukaa paikallisille markkinoille, messuille ja tapahtumiin. Tapahtumissa kannattaa jakaa painettuja materiaaleja ja kertoa omasta toiminnasta. Kannattaa myös kerätä kiinnostuneiden sähköpostiosoitteet ja olla heihin tapahtuman jälkeen yhteydessä.

Puskaradio:

Puskaradiolla tarkoitetaan sanan leviämistä kaveri- ja tuttavapiireissä. Puhukaa toiminnastanne mahdollisimman monelle ja pyytäkää heitä levittämään sanaa. Toiminnassa on jo valmiina ihmisiä, ehkä heidän ystäviään kiinnostaa myös vapaaehtoistoiminta.

Sosiaalinen media:

Pohjatkaa viestintäsuunnitelmaan. Luokaa kiinnostavaa sisältöä ja muistakaa mainita jokaisessa postauksessa, että etsitte lisää vapaaehtoisia. Kartuttakaa seuraajianne somessa kampanjoilla, kantaaottavalla sisällöllä, kommentoinnilla ja maksullisilla mainoksilla.

Hakukoneoptimointi:

Nettisivulta löytyy koostetusti kaikki julkinen tieto yhdistyksestä ja sen toiminnasta. Siellä tulisi olla päivitettyä tietoa, kuvia ja lomakkeita. Hakukoneoptimointiin on olemassa valmiita lisäosia WordPressiin. Hakukoneoptimointi on yksinkertaista ja helppoa, jos selvittää miten se tapahtuu.

Hakukoneoptimoidut nettisivut löytyvät tietoa hakeville helpommin. Hyvät nettisivut myös vakuuttavat laadukkaasta toiminnasta.

Uusi oppimisen maailma: hakukoneoptimointi

Yhdistysyhteistyö: vapaaehtoisten rekrytointi

Kansalaisareena: nuorten vapaaehtoistyön käsikirja

Vapaaehtoisten sopimukset ja rikosrekisteriote

Seta suosittelee vahvasti, että ne Setan jäsenjärjestöt, joissa vapaaehtoiset toimivat alle 18-vuotiaiden kanssa, tarkistavat vapaaehtoisilta rikosrekisteriotteet. Rikosrekisteriotteiden tarkastaminen on yksi keino lasten ja nuorten oikeuksien tasapuoliseen turvaamiseen ja vastuullinen toimintatapa, kun toimitaan alaikäisten kanssa. Se on myös sateenkaarijärjestöjen yhteinen tapa vakiinnuttaa yhteisiä, vastuullisia käytäntöjä.

Lain mukaan vapaaehtoistoimintaa järjestävillä yhteisöillä on laissa määritetty oikeus tarkastaa vapaaehtoisten rikostausta silloin kun kyseessä on vapaaehtoistehtävä, johon kuuluu olennaisesti ja säännöllisesti alaikäisen opetusta, ohjausta, hoitoa, huolenpitoa tai muuta yhdessäoloa alaikäisen kanssa sekä henkilökohtaista vuorovaikutusta alaikäisen kanssa ja tehtävää hoidetaan yksin tai olosuhteissa, joissa alaikäisen henkilökohtaista koskemattomuutta ei voida kohtuudella turvata. Sateenkaarijärjestöissä tällaisia toiminnan muotoja voivat olla esimerkiksi vertaisryhmät, kouluvierailut, vertaiskeskustelija- ja tukihenkilötoiminta tai nuortenryhmät ja kahvi-illat. Järjestön on itse arvioitava ne vapaaehtoistehtävät, joissa rikostaustan tarkastaminen on tarpeen tehdä.

Rikosrekisteriotteeseen merkitään tietoja tietyistä rikoksista ja tuomioista. Niillä on arvioitu olevan erityistä merkitystä, jos henkilö toimii lasten kanssa. Käytännössä rikosrekisteriotteet tarkistetaan tilaamalla rikosrekisteriote Oikeusrekisterikeskuksen sivuilta. Tarkistamiseen täytyy olla vapaaehtoisen lupa.

Toimintaohje vapaaehtoisen rikostaustan selvittämiseksi

Ensimmäistä kertaa rikosrekisteriotteita tilaavan järjestön on luotava toimintaa koskeva ohjeistus, joka sisältää kuvauksen siitä, miten toiminnassa suojellaan alaikäisten henkilökohtaista koskemattomuutta. Setan jäsenjärjestöille mallina voi toimia Sukupuolen moninaisuuden osaamiskeskuksen ja Verkkonuorisotalo Loisteen toimintaohje. SMOKin ja Loisteen toimintaohje sisältää tietoa siitä, miten rikosrekisteriotteiden tarkistamisen prosessi etenee ja miten juuri SMOKissa ja Loisteessa käytännön toimin varmistetaan alaikäisten turvallisuus. Lisäksi ohje sisältää tehtävänkuvaukset SMOKin ja Loisteen vapaaehtoistehtävistä. Setan jäsenjärjestöt voivat vapaasti hyödyntää tätä toimintaohjetta pohjana oman järjestön toimintaan soveltuvan toimintaohjeen luomisessa.

Malliksi löytyy myös vapaaehtoissopimuksen pohja, jota saa vapaasti hyödyntää. Vapaaehtoisten kanssa kannattaa solmia sopimus, jossa määritellään vapaaehtoisuuden kesto ja sovitaan yhteiset säännöt, joita noudatetaan. Vapaaehtoissopimus on dokumentti, johon kirjataan vapaaehtoistoiminnan järjestäjän ja vapaaehtoisen yhteystiedot sekä kuvauksen siitä, mihin vapaaehtoinen sitoutuu, kun aloittaa järjestössä esimerkiksi vertaisohjaajana tai vapaaehtoisena muussa toiminnassa. Sopimuksen allekirjoittamalla vapaaehtoinen sitoutuu esimerkiksi vaitiolovelvollisuuteen ja noudattamaan vapaaehtoistoiminnan järjestäjän ohjeita ja määräyksiä.

Oikeusrekisterikeskuksen (ORK) sivuilta löytyy kattavat ohjeet otteiden tilaamiseen.

SMOKin ja Verkkonuorisotalo Loisteen toimintaohje vapaaehtoisen rikostaustan selvittämiseksi

SMOKin ja Verkkonuorisotalo Loisteen vapaaehtoissopimuspohja

Muistutus: kaikkien nuorten parissa työskentelevien tulee lain mukaan toimittaa rikosrekisteriote.

Sitouttaminen

Järjestötoiminta on sujuvaa, kun on tyytyväiset vapaaehtoiset puikoissa. Sitoutuneet vapaaehtoiset kokevat työnsä tärkeäksi ja ovat osa suurempaa kokonaisuutta, yhteisöä ja kaveriporukkaa. Toimintaan sitoudutaan tietyksi ajaksi kerrallaan ja jatkoa tarkastellaan aina toiminnan jälkeen.

Yhdistysyhteistyö: motivointi ja sitouttaminen

Kansalaisareena: vapaaehtoisten sitoutuminen ja sitouttaminen

Oppaat vapaaehtoisille

Vapaaehtoistoimintaan on saatavilla erilaisia ohjeita muun muassa ohjaamiseen, vertaistoimintaan ja tapahtumanjärjestämiseen.

Sateenkaariperheiden vapaaehtoisten materiaalipankki

Seta: Opas vapaaehtoisille

Järjestö työnantajana

Työsopimuslaki

Mikäli yhdistyksellä on työntekijöitä, työsopimuslakia sovelletaan toiminnassa. Työsopimuslaissa määritellään kaikki, mitä TES ei säädä.

Finlex: työsopimuslaki

Työnantajan velvoitteet

Työnantajalla on tietyt laissa määrätyt velvollisuudet. Näiden lisäksi on hyvän tavan mukaista antaa työntekijälle työnohjaamista ja tukea työn tekoon.

Työsuojeluhallinto: oikeudet ja velvollisuudet

Finlex: työsopimuslaki

Työllistäminen

Yhdistykset voivat tarvita työntekijää erilaisiin tehtäviin. Järjestöissä näitä ovat erityisesti hankkeet, taloudenpito ja tapahtumatuotanto. Mikäli järjestöllä ei ole varallisuutta, voi Kelalta hakea palkkatukityöntekijää. STEA:lta voi myös hakea Paikka auki- rahoitusta.

Työsopimuspohjia löytyy internetistä ja niiden pohjalta saa hyvän työsopimuksen. Lisätietoihin kannattaa aina kirjoittaa irtisanomisen perusteet.

Te-palvelut: palkkatuen hakeminen

Te-palvelut: tukea rekrytointiin

Työsuojelu: työsopimuspohja

Irtisanominen ja sopimuksen purkautuminen

Työntekijää ei voi irtisanoa kevyin perustein, vaan kyseessä tulee olla työsopimuksen vakava rike. Et myöskään voi irtisanoa työntekijää, ellei siitä ole erikseen mainintaa työsopimuksessa. Työsopimus purkaantuu automaattisesti, jos työntekijä ei ole töissä sovitusti seitsemänä päivänä putkeen. Etätyössä poissaoloa pitää tulkita tapauskohtaisesti.

Työehtosopimus eli TES

Työehtosopimukset ovat työntekijäjärjestöjen ja työnantajien järjestöjen välisiä sopimuksia. Nämä ovat alakohtaisia, eri aloille on erilainen työehtosopimus. TES määrää esimerkiksi lomapäivien kertymisen, palkkauksen perustelut, lisätyöasiat ja muut työn sisältöön liittyvät asiat. Esimerkiksi monet Setan jäsenjärjestöt soveltavat sosiaalialojen järjestöjen työehtosopimusta.

Vakuutukset

Vastuuvakuutus

Jos järjestössä on vapaaehtoisia, kannattaa ehdottomasti ottaa vastuuvakuutus. Tällä korvaatte erilaiset henkilöön tai tavaraan kohdistuneet vahingot. Ilman vastuuvakuutusta, järjestönne voi olla itse velvollinen korvaamaan vahingot.

Työnantajan vakuutukset

Työnantajana on pakolliset vakuutukset ja maksut, jotka listattuna Suomi.fi- palvelussa.

Saavutettavuus ja turvallisempi tila

Turvallisemman tilan säännöt

Turvallinen tila tarkoittaa fyysisesti, henkisesti ja sosiaalisesti turvallista tilaa, jossa ei tarvitse pelätä syrjintää tai ahdistelua. Setan toiminnassa noudatetaan Setan turvallisen tilan sääntöjä. Toivomme jäsenjärjestöjen laativan omat turvallisen tilan säännöt, joiden avulla toiminta on kaikille mukavaa.

Esimerkkejä turvallisemman tilan säännöistä:

Turun seudun Seta: turvallisemman ja yhdenvertaisen tilan säännöt

Qaareva ry: Turvallisemman tilan ja suojaisan yhteisön periaatteet

Yhdenvertaisuussuunnitelma

Järjestössä yhdenvertaisuuden edistämiseksi ja ylläpitämiseksi kannattaa laatia yhdenvertaisuussuunnitelma. Tämä varmistaa, että yhteisössä edistetään aktiivisesti tasa-arvoa ja kaikilla on samanlaiset mahdollisuudet osallistua, tehdä töitä ja vapaaehtoistoimintaa. Setan kanta on, että kaikkien yhteisöjen tulee arvioida ja edistää yhdenvertaisuutta omassa toiminnassaan. Tämä tarkoittaa, että ketään ei syrjitä minkään yhdenvertaisuuslaissa määritellyn ominaisuuden mukaan toiminnassa. Tämä on yhdistyksen sisäinen asiakirja, jonka mukaan toimintaa suunnitellaan.

Yhdenvertaisuus.fi: yhdenvertaisuussuunnittelun vaiheet

Elinkeinoelämän keskusliitto: vinkkejä yhdenvertaisuussuunnitelman laatimiseen

Saavutettavuus, esteettömyys ja saavutettavuusseloste

Saavutettavuus ja esteettömyys ovat osa yhdenvertaisuutta. Järjestötoiminnassa pyritään saavutettavuuteen ja esteettömyyteen niin viestinnän ja verkkosivujen kuin tapahtumienkin puolesta.

Tähän on kerätty hyödyllisiä linkkejä esteettömyydestä ja saavutettavuudesta:

Saavutettavat koulutusmateriaalit: PowerPoint (Setan ohjeistus jäsenjärjestöille)

Autismiliiton esteettömyysohjelma (materiaalia esteettömyyden ja saavutettavuuden edistämiseen neuromoninaisuuden näkökulmasta)

Somepostaukset ja verkkosivut saavutettavammin (Terhi Manninen, Näkövammaisten liitto)

Ohjeita saavutettavien verkkosivujen ja digitaalisten palveluiden kehittämiseen ja koodaamiseen (Terhi Manninen, Näkövammaisten liitto)

Ohjeita saavutettavan verkkosisällön tuottamiseen (Terhi Manninen, Näkövammaisten liitto)

Ohjeita saavutettavan asiakirjan tuottamiseen (Terhi Manninen, Näkövammaisten liitto)

Ohjeita digitaalisten palveluiden saavutettavuustestaukseen (Terhi Manninen, Näkövammaisten liitto)

Yhdistysten verkkosivujen ja muun tuotetun materiaalin tulee olla mahdollisimman saavutettavia kaikille. Näin mahdollistetetaan, että kaikki halukkaat saavat tiedon ja pääsevät mukaan.

Saavutettavuusselosteessa käsitellään nettisivujen saavutettavuuden tilaa, sekä kerrotaan epäkohdista ja siitä, miten ne aiotaan korjata ja missä aikataulussa. Lisäksi siinä kerrotaan, miten voi antaa palautetta saavutettavuudesta. Saavutettavuusseloste on lain mukaan pakollinen tietyille organisaatioille.

Osa järjestöistä, jotka saavat valtiolta avustuksia (esim. STEA) katsotaan kuuluvan lain piiriin.

Saavutusselostetta varten pitää ensin kartoittaa sivustojen saavutettavuus. Tähän voi käyttää ammattilaista tai sen voi tehdä ohjeistuksen mukaan itse. Itse selosteen tekeminen on helppoa ja se hoituu tekemällä kartoituksen ja täyttämällä saavutettavuusvaatimuksien lomake.

Vihapuheelta suojautuminen

Vihapuhe

Vihapuhe on ahdashenkistä ja pohjaa ennakkoluuloihin. Sitä on kaikki puhe, jolla lietsotaan, edistetään, levitetään ja oikeutetaan vihaa ihmistä tai ihmisryhmiä kohtaan. Vihapuhe voi kohdistua etniseen alkuperään, äidinkieleen, uskontoon, maailmankatsomukseen, sukupuoleen, seksuaalisuuteen, vammaan tai muuhun ominaisuuteen. Sen tarkoitus on hiljentää syrjintää kokevia ryhmiä ja kaventaa sananvapautta. Ohessa levitetään usein disinformaatiota, eli tarkoituksellisen epäluotettavaa tietoa.

Rikosilmoituksen teko

Vihapuhe voi olla rikos. Tyypillisiä rikosnimikkeitä rangaistavalle vihapuheelle ovat uskonrauhan rikkominen, kiihottaminen kansanryhmää vastaan (kunnianloukkaus) ja yksityiselämää loukkaavan tiedon levittäminen.

Rikosuhripäivystys: Viharikos

Seta: Viharikos

Yhdenvertaisuusvaltuutettu: Vihapuhe

Vastapuhe

Viha- ja vastapuhetta esiintyy sekä verkossa että kasvokkain tapahtuvissa tilanteissa. Vastapuhe on toimenpide tai mikrointerventio, joka puuttuu vihapuheeseen tai mikroaggressioon. Sen tarkoitus on viestiä kohteelleen, että tapahtunut vihapuhe tai mikroaggressio on väärin. Joissakin tapauksissa siinä vastataan suoraan tekijälle, mutta joissakin tapauksissa ei kuitenkaan pyritä suoriin vastauksiin, vaan vaikuttamaan yleisöön. Käytännössä vastapuhe on tekijän sanoman kyseenalaistamista tai myönteistä, myötätuntoista ja inhimillistä ilmaisua. Arkisissa tilanteissa se on sitä, että seisotaan syrjinnän uhrin rinnalla. Esimerkiksi jos näkee verbaalista häirintää, voi kysyä uhrilta “onko kaikki kunnossa?”.

Mannerheimin lastensuojeluliitto: Vihapuhetta ja vastapuhetta

Dangerous Speech Project: Counterspeech

Kriisisuunnittelu eli valmiussuunnittelu

Järjestötoiminnassa on riski kohdata kriisi-, poikkeus– tai uhkatilanteita. Järjestöjen aktiiveilla on oikeus toimia turvassa, mikä varmistetaan varautumalla kriisitilanteisiin eli kriisisuunnittelulla. Kriisisuunnittelu on prosessi, jossa kartoitetaan todennäköisiä riskejä pidemmällä aikavälillä ja sen tavoitteena on minimoida mahdollisen kriisin vaikutukset sekä taata toiminnan jatkuvuus. Kriisisuunnitteluun kuuluu erilaisten riskien arviointi, kriisiviestinnän suunnittelu ja kriisisuunnitelman, eli mahdollisten kriisitilanteissa käytettävän toimintasuunnitelman laatiminen.

Seta: Kriisisuunnitelma vihatekojen käsittelyn keinona

Nuorisoala: Kriisi- ja poikkeustilanteet nuorisoalalla

TGEU: Safety and Security Toolkits

Pride-järjestäjän muistilista

Pride-järjestäjän muistilista antaa konkreettisia vinkkejä Pride-tapahtuman järjestämiseen.

Pride-järjestäjän muistilistan selainpohjainen tekstiversio.