Tämä työkalupakki on tarkoitettu Setan jäsenyhdistysten järjestö- ja vapaaehtoistyön tueksi. Kaikki järjestöt ovat erilaisia, erilaisine haasteineen. Tätä työkalupakkia täydennetään Voi ja saa! -voimaa sateenkaarijärjestötyöstä -hankkeen (2022-2024) aikana. Palautetta ja lisätietoja antaa Enni Rasimus, enni.rasimus@seta.fi.

Sääntömääräiset kokoukset

Kevät- ja syyskokous ovat yhdistyksen sääntömääräisiä, tärkeimpiä kokouksia. Niistä määrää yhdistyslaki ja yhdistyksen säännöt. Yhdistyksen säännöt määräävät, onko yhdistyksellä yksi vai kaksi sääntömääräistä kokousta ja mikä on näiden aikaväli. Näissä sääntömääräisissä kokouksissa määritellään yhdistyksen tärkeimmät asiat, hyväksytään tarvittavat asiakirjat, toimintakertomus, toimintasuunnitelma, tilinpäätös ja liitteet. Sääntömääräisessä kokouksessa päätetään yhdistyksen hallituksesta.

Toimintakertomus esitellään kevätkokouksessa, toimintasuunnitelma syyskokouksessa.

Yhdistystoimijat: kokoontumiset

Setan edustajakokous

 

Toimintakertomus

Toimintakertomus on asiakirja, jossa yhdistys kuvaa kuluneen kauden toimintaansa toimintasuunnitelman pohjalta. Toimintakertomus laaditaan vuosittain. Toimintakertomuksen yhteydessä hyväksytään tilinpäätös. Toimintakertomus esitellään kevätkokouksessa.

Kansio: toimintakertomus

Yhdistysavain: toimintakertomus

Esimerkki: toimintakertomus

Toimintasuunnitelma

Toimintasuunnitelma on yhdistyksen toiminnan suunnitteluun liittyvä asiakirja, jossa suunnitellaan toimintaa tulevalle vuodelle. Toimintasuunnitelman yhteydessä on yleensä talousarvio. Toimintasuunnitelma esitellään syyskokouksessa.

Yhdistystoimijat: toimintasuunnitelma

Invalidiliitto: malli toimintasuunnitelmaan

Tilinpäätös

Tilinpäätös on päättyneen tilikauden laadittu asiakirja, joka koostuu tilinpäätöslaskelmista ja muusta tilinpäätösasiakirjojen kokonaisuudesta. Tilinpäätöksessä selvitetään yhdistyksen toiminnan taloudellinen tulos.

Yhdistystoimijat: tilinpäätös

Viestintäsuunnitelma

Viestintäsuunnitelma tehdään yleensä toimintasuunnitelman yhteydessä. Se sisältää keskeiset viestinnän tavoitteet, tehtävät toimenpiteet, kohderyhmät, viestintäkanavat, aikataulutuksen jne.

TJS-opintokeskus: viestintäsuunnitelma

OYS: esimerkki viestintäsuunnitelmasta

Pöytäkirja/esityslista

Esityslista on kokouksessa käsiteltävien asioiden lista. Siinä on rakenne, joka ohjaa kokouksen kulkua. Asiat käsitellään listan mukaisesti kohta kohdalta, ja tavallisesti asioista ei keskustella suljetun kohdan jälkeen.

Esityslistaan voidaan tehdä muutoksia kokouksen alussa.

Pöytäkirja on kokouksesta tai virallisesta toimituksesta laadittu määrämuotoinen selostus. Edellisen kokouksen pöytäkirja hyväksytään seuraavassa kokouksessa.

Yhdistystoimijat: esityslista

 

Kokouksen kulku ja päätösvaltaisuus

Yhdistyksen sääntömääräisillä kokouksilla ja hallituksen kokouksilla on säännöt kokouksen kulkemisesta. Ollakseen päätösvaltainen, kokouksessa tulee olla yhdistyksen sääntöjen mukaan hallituksen jäseniä läsnä.

Kokouskäytännöt.fi: kokouksen kulku

Kokouskäytännöt.fi: laillisuus ja päätösvaltaisuus

Finlex: yhdistyslaki

Hallitus

Hallitus päätetään sääntömääräisessä kokouksessa, yleensä kevätkokouksessa. Isommissa järjestöissä päätetään hallituksessa liittokokouksessa tai edustajakokouksessa. Hallituksen roolit valitaan riippuen yhdistyksen säännöistä joko sääntömääräisessä kokouksessa tai hallituksen kokouksessa. Edustajakokouksessa esimerkiksi Seta ry valitsee hallitukseen jäsenet edustajistosta. Setan edustajistokokouksessa hallituksen roolit valitaan saman tien.

KSL: yhdistyksen hallinto

Hallituksen järjestäytyminen ja roolit

Uuden hallituksen viralliset rooli jaetaan järjestäytymiskokouksessa, joka tapahtuu tyypillisesti syyskokouksen jälkeen hallituksen uudella kaudella. Järjestäytymiskokouksessa valitaan varapuheenjohtaja, sihteeri ja talousvastaava. Epäviralliset roolit, kuten tiedottaja, tapahtuma- tai vapaaehtoisvastaava voidaan valita samassa kokouksessa, mutta nämä roolit voidaan jakaa myös myöhemmin.

Varapuheenjohtaja

Varapuheenjohtaja puheenjohtaa kokoukset, mikäli puheenjohtaja on estynyt. Varapuheenjohtajalla on tavallisesti nimenkirjoitusoikeus.

Sihteeri

Sihteeri tekee kaikki tarvittavat ja lainmukaiset dokumentit kokouksista ja päätöksistä.

Talousvastaava

Talousvastaava seuraa yhdistyksen rahaliikennettä, budjettia, hoitaa laskutuksen ja varmistaa tilinpäätöksen tekemisen. Jos yhdistyksellä on järjestösihteeri tms. talousvastaava toimii hänen kanssaan yhteistyössä.

Tiedottaja/viestintävastaava

Viestintävastaava koordinoi yhdistyksen viestintää. Hän ei välttämättä ole päävastuussa tiedotuksesta, mutta mahdollistaa sujuvaa tiedotusta ja viestintää.

Muut vastaavat

Kaikissa vastuualueissa on omat vastaavat henkilöt hallituksesta. Yhdenkään tehtävän tekemisen päävastuu ei ole vastaavan harteilla, vaan hän koordinoi tehtäviä koko hallitukselle.

JHL: Yhdistyksen hallitus

Eläkeliitto: hallituksen järjestäytymiskokous (asialistamalli)

Yhdistyksen hyvä taloudenpito

Rekisteröity ja rekisteröimätön yhdistys ovat lainsäädännön mukaan kirjanpitovelvollisia. Hyvän taloudenpidon avulla yhdistyksen jäsenet ovat tietoisia siitä, onko yhdistyksen varoja käytetty järkevästi ja oikein. Hyvin hoidetusta taloudesta hyötyy koko yhdistys, ja se mahdollistaa usein merkittävän osan yhdistyksen jäsenille suunnatusta toiminnasta ja sen kehittämisestä

Yhdistysopas: taloudenhoito

KSL: yhdistyksen talous ja kirjanpito

Vuosikello

Vuosikello laaditaan yhdeksi, tai hankkeissa ja projekteissa useammaksi, vuodeksi kerrallaan. Vuosikello on työkalu, jonka avulla hahmottaa yhdistyksen vuosittaista toimintaa. Se toimii myös viestinnän ja muun toiminnan tukena.

Innokylä: vuosikello

Saavutettavuusseloste

Saavutettavuusselosteessa käsitellään nettisivujen saavutettavuuden tilaa, sekä kerrotaan epäkohdista ja siitä, miten ne aiotaan korjata ja missä aikataulussa. Lisäksi siinä kerrotaan, miten voi antaa palautetta saavutettavuudesta. Saavutettavuusseloste on lain mukaan pakollinen tietyille organisaatioille.

Osa järjestöistä, jotka saavat valtiolta avustuksia (esim. STEA) katsotaan kuuluvan lain piiriin.

Saavutusselostetta varten pitää ensin kartoittaa sivustojen saavutettavuus. Tähän voi käyttää ammattilaista tai sen voi tehdä ohjeistuksen mukaan itse. Itse selosteen tekeminen on helppoa ja se hoituu tekemällä kartoituksen ja täyttämällä saavutettavuusvaatimuksien lomake.

Yhdistyslaki

Yhdistyslaki kattaa kaiken lainsäädännön yhdistyksiin liittyvissä asioissa. Yhdistystoimijoiden tulee olla tietoisia lain sisällöistä.

Finlex: yhdistyslaki

Työsopimuslaki

Mikäli yhdistyksellä on työntekijöitä, työsopimuslakia sovelletaan toiminnassa. Työsopimuslaissa määritellään kaikki, mitä TES ei säädä.

Finlex: työsopimuslaki

Työnantajan velvoitteet

Työnantajalla on tietyt laissa määrätyt velvollisuudet. Näiden lisäksi on hyvän tavan mukaista antaa työntekijälle työnohjaamista ja tukea työn tekoon.

Työsuojeluhallinto: oikeudet ja velvollisuudet

Finlex: työsopimuslaki

Työllistäminen

Yhdistykset voivat tarvita työntekijää erilaisiin tehtäviin. Järjestöissä näitä ovat erityisesti hankkeet, taloudenpito ja tapahtumatuotanto. Mikäli järjestöllä ei ole varallisuutta, voi Kelalta hakea palkkatukityöntekijää. STEA:lta voi myös hakea Paikka auki- rahoitusta.

Työsopimuspohjia löytyy internetistä ja niiden pohjalta saa hyvän työsopimuksen. Lisätietoihin kannattaa aina kirjoittaa irtisanomisen perusteet.

Te-palvelut: palkkatuen hakeminen

Te-palvelut: tukea rekrytointiin

Työsuojelu: työsopimuspohja

Irtisanominen ja sopimuksen purkautuminen

Työntekijää ei voi irtisanoa kevyin perustein, vaan kyseessä tulee olla työsopimuksen vakava rike. Et myöskään voi irtisanoa työntekijää, ellei siitä ole erikseen mainintaa työsopimuksessa. Työsopimus purkaantuu automaattisesti, jos työntekijä ei ole töissä sovitusti seitsemänä päivänä putkeen. Etätyössä poissaoloa pitää tulkita tapauskohtaisesti.

Työehtosopimus eli TES

Työehtosopimukset ovat työntekijäjärjestöjen ja työnantajien järjestöjen välisiä sopimuksia. Nämä ovat alakohtaisia, eri aloille on erilainen työehtosopimus. TES määrää esimerkiksi lomapäivien kertymisen, palkkauksen perustelut, lisätyöasiat ja muut työn sisältöön liittyvät asiat. Esimerkiksi monet Setan jäsenjärjestöt soveltavat sosiaalialojen järjestöjen työehtosopimusta.

Vakuutukset

Vastuuvakuutus

Jos järjestössä on vapaaehtoisia, kannattaa ehdottomasti ottaa vastuuvakuutus. Tällä korvaatte erilaiset henkilöön tai tavaraan kohdistuneet vahingot. Ilman vastuuvakuutusta, järjestönne voi olla itse velvollinen korvaamaan vahingot.

Työnantajan vakuutukset

Työnantajana on pakolliset vakuutukset ja maksut, jotka listattuna Suomi.fi- palvelussa.

Voittoa tavoittelemattomien järjestöjen edut

Yleishyödyllisillä yhdistyksillä on joitain verotusetuja.

Voittoa tavoittelemattomille yhdistyksille tarjotaan myös ilmaiseksi tai halvalla palveluita ja työkaluja, jotka muille ovat maksullisia. Allianssin alainen Tech Soup tarjoaa palveluunsa rekisteröidyille yhdistyksille (huom. ei osuuskunnille) ilmaisia palveluita, kun G-Suite, Teams ja Microsotin ohjelmistot sekä alennuksella Adoben ohjelmistot ja muita käyttökelpoisia työkaluja.

Canva on ilmainen ja helppokäyttöinen graafisen suunnittelun työkalu. Voittoa tavoittelemattomille yhdistyksille Canvan Pro- ominaisuudet ovat ilmaisia.

Trello ja Asana ovat ilmaisia projektityökaluja, joilla voi suunnitella toimintaa. Niiden käyttö on erityisen hyödyllistä projekteissa, tapahtumasuunnittelussa ja hankkeissa. Kummastakin on olemassa myös PRO-versiot, jotka ovat maksullisia. Asanan maksulliseen palveluun saa 50 % alennuskoodin Tech Soupilta.

Seta tarjoaa jäsenjärjestöilleen käyttöön ilmaiseksi FloMembers -palvelun.

Discord ja Slack ovat keskustelualustoja, jossa jokaiselle aiheelle voi tehdä oman kanavan. Nämä ovat ilmaisia ja niiden avulla voi helposti koordinoida hallitus- ja vapaaehtoistoimintaa, sekä osallistaa myös kävijöitä toimintaan. Etuna näillä on esim. WhatsAppiin verrattuna se, että henkilötietoja ei tarvitse jakaa muille.  

GDPR

GDPR eli yleinen tietosuoja-asetus, on henkilötietojen käsittelyä säätelevä laki, joka on ollut koko EU:n alueella sovellettuna vuodesta 2018. Sen tarkoitus on parantaa henkilötietojen suojaa ja tietosuoja-asetuksia. Henkilörekisterissä olevien henkilöiden tiedot pitää olla suojattuna, eikä saa olla mahdollista, että tiedot päätyvät vääriin käsiin. Kaikki henkilötietorekisterit (jäsenrekisteri, vapaaehtoiset yms.) tulee säilyttää tietoturvallisesti. Henkilöllä on oikeus varmistaa, että hänen tietonsa on turvattuna, sekä oikeus halutessaan poistaa tiedot kaikista rekistereistä.  Esimerkiksi FloMembers -palvelu on tätä tarkoitusta varten. Olemassa on myös muita tietoturvallisia palveluita ja tapoja pitää rekisteriä. Huom! Jokaista listausta, jossa esiintyy henkilön nimi ja yhteystiedot, voidaan pitää henkilörekisterinä, myös kyselyissä. GDPR- asioissa tulee pitää hyvää huolta salasanoista, niiden tulee olla tarpeeksi vahvoja.

Jokaiseen henkilörekisteriin tulee tehdä erillinen rekisteriseloste. Rekisteriseloste sisältää eriteltynä kaikki tiedot mitä kerätään, kuka tietoja kerää, millaista tietoa ja mihin tarkoitukseen. Rekisterillä tulee olla nimi ja siinä pitää kertoa kenellä on pääsy rekisteriin, kuka rekisteriä ylläpitää ja mikä on rekisterin säilytysaika. Jos rekisterin tietoja käytetään EU:n ulkopuolella, siitä tulee olla maininta. Esimerkiksi Mail Chimp palvelu säilyttää tietojaan USA:ssa, tästä pitää rekisterissä mainita, jos käyttää palvelua.

GDPR:n tarkoitus ei ole kuitenkaan hankaloittaa rekisterin pitämistä, vaan erilaisissa pilvipalveluissa, kovalevyllä tai jopa paperilla rekisterin pitäminen on yhä sallittua. Tärkeintä on tehdä selosteet rekistereille ja pitää rekistereistä huolta. Emme kuitenkaan suosittele paperisia rekistereitä, sillä ne voivat helpommin tuhoutua tai mennä hukkaan.

Allianssin sivuilta voi käydä katsomassa esimerkkejä rekisteriselosteista:

Allianssi: jäsenrekisterin tietosuoja

Tietosuojavaltuutetun toimisto: GDPR

Turvallisemman tilan säännöt

Turvallinen tila tarkoittaa fyysisesti, henkisesti ja sosiaalisesti turvallista tilaa, jossa ei tarvitse pelätä syrjintää tai ahdistelua. Setan toiminnassa noudatetaan Setan turvallisen tilan sääntöjä. Toivomme jäsenjärjestöjen laativan omat turvallisen tilan säännöt, joiden avulla toiminta on kaikille mukavaa.

Esimerkkejä turvallisen tilan säännöistä:

TuSeta: turvallisemman ja yhdenvertaisen tilan säännöt

Pesäpuu ry: turvallinen tila

Setan edustajakokous 2020

Yhdenvertaisuussuunnitelma

Järjestössä yhdenvertaisuuden edistämiseksi ja ylläpitämiseksi kannattaa laatia yhdenvertaisuussuunnitelma. Tämä varmistaa, että yhteisössä edistetään aktiivisesti tasa-arvoa ja kaikilla on samanlaiset mahdollisuudet osallistua, tehdä töitä ja vapaaehtoistoimintaa. Setan kanta on, että kaikkien yhteisöjen tulee arvioida ja edistää yhdenvertaisuutta omassa toiminnassaan. Tämä tarkoittaa, että ketään ei syrjitä minkään yhdenvertaisuuslaissa määritellyn ominaisuuden mukaan toiminnassa. Tämä on yhdistyksen sisäinen asiakirja, jonka mukaan toimintaa suunnitellaan.

Yhdenvertaisuus.fi: yhdenvertaisuussuunnittelun vaiheet

Elinkeinoelämän keskusliitto: vinkkejä yhdenvertaisuussuunnitelman laatimiseen

Tilastointi ja tiedon kerääminen rahoittajille

Tilastoida kannattaa, oli rahoittajaa taikka ei. Tilastoista voi nähdä omat kohderyhmät ja myös keitä ei tavoiteta. Rahoittajat usein vaativat tiedon keräämistä raportointia varten. Myös Seta vaatii jäsenjärjestöiltään jonkinlaista tilastointitietoa toiminnastaan järjestöavustusta varten.

Tilastoja kannattaa kerätä jatkuvasti. Aina kun järjestää tapahtuman, kerää siitä osallistujamäärän ja tarkempia tietoja, mikäli rahoittaja vaatii niitä.

STEA: esimerkkejä vaatimuksista raportoinnissa

Setan koulutuksista jäsenjärjestöille

Seta järjestää satunnaisesti koulutuksia jäsenjärjestöilleen. Koulutukset voivat käsitellä eri ohjelmistojen käyttämistä, vapaaehtoistoimintaa, järjestötoimintaa tai vaikka turvallisen tilan sääntöjä. Lisätietoja koulutuksia tulee sähköpostilistalla.

Rahoituksen hakeminen

Toimintaan voi hakea rahoitusta kuntien eri lautakunnilta. Jos toiminnassa on esimerkiksi alle 29-vuotiaita, nuorisolautakunta voi myöntää toiminta-avustusta. Myös sote-lautakunta ja liikuntalautakunta myöntävät avustuksia, mutta tämä vaihtelee kunnittain. Avustuksia myönnetään toimintaan, kuten vertaistukiryhmät, koulutukset ja leirit. Avustuksen hakemiseen tarvitaan yleensä ainakin:

• Yhdistyksen hyväksytty toimintasuunnitelma
• Yhdistyksen hyväksytty talousarvio
• Yhdistyksen säännöt ensimmäisellä hakukerralla tai silloin kun sääntöihin
  on tullut muutoksia

Hakuajat vaihtelevat kunnittain ja ne kannattaa tarkistaa oman kaupungin nettisivuilta.

Rahoitusta voi hakea eri toimintaan, taiteeseen ja kulttuuriin liittyvään toimintaan Taiteen edistämiskeskus Taikelta.

Hyvinvointialuemuutoksen myötä myös kuntien avustusjärjestelyt tulevat muuttumaan ja avustuksia tullaan anomaan jatkossa myös tai pelkästään hyvinvointialueelta. Tästä tietoa myöhemmin.

STEA eli Sosiaali- ja terveysjärjestöjen avustuskeskus, tarjoaa yhdistyksille suurempia hankeavustuksia terveyttä ja hyvinvointia edistävään toimintaan. Näitä voivat olla esimerkiksi vertaistukitoiminta ja koulutustoiminta. Hankkeen jälkeen yhdistykset voivat hakea STEA:lta kohdennettua toimintarahoitusta (AK-avustus). Suuret yhdistykset voivat hakea myös yleisavustusta (AY-avustus).

Stean ensimmäisten hakemusten hakuajat ovat keväällä ja jatkohakemusten loppuvuodesta. Tarkemmat hakuajat ja kriteerit löytyvät Stean verkkosivuilta.

Säätiöt voivat myös tarjota joitain avustuksia yhdistyksille tutkimukseen ja projekteihin. Suomessa on satoja säätiöitä. Paras paikka saada tietoa ajankohtaisista rahoituksista ja hakuprosesseista on Aurora-tietokanta. Esimerkiksi ruotsinkieliseen toimintaan voi hakea rahoitusta Svenska kulturfondenilta.

Toimeksi.fi listaa joitakin säätiöitä, jotka antavat avustuksia järjestöille.

Hakemuksien kirjoittamiseen kannattaa varata aikaa ja tutustua tarkasti hakukriteereihin.  Hakiessa kannattaa myös varautua raportointiin ja alkaa heti tilastoimaan toimintaansa.

Jelli: säätiöiden, rahastojen ja eri ohjelmien avustukset ja apurahat

Pienkeräys

Poliisilta voi hakea pienkeräyslupaa enintään 3 kuukautta kestävään ja enintään 10000 euroa suuruudeltaan olevaan lahjoituskampanjaan.

Järjestöhautomo: Mistä hyvä pienkeräys on tehty

Poliisi: Pienkeräykset

Jäsenhankinta

Yhdistyksen vahvuus on jäsenissä. Jäsenkampanjointi onkin hyvä ottaa osaksi aktiivista toimintaa. Vinkkejä jäsenhankintaan saa EHYT ry:n jäsenhankinnan oppaasta.

EHYT ry: jäsenhankinnan opas

Vaikuttamistyö

Jäsenjärjestöt voivat tehdä paikallista ja valtakunnallista vaikuttamistyötä. Vaikuttamistyön tulee olla suunnitelmallista ja osuvaa.

Soste: vaikuttamistyö kansalaisjärjestössä

Verkostotyö

Yhteistyö eri toimijoiden kanssa rikastaa omaa toimintaa. Saat sanan leviämään paremmin, kun sinulla on yhteistyökumppaneita, jotka jakavat asiaasi eteenpäin omissa verkostoissaan.

Soste: vinkkejä verkostotyöhön

Jelli: verkostotyön välineitä

Viestintä ja some

Viestintä on viestimistä toiminnasta, tapahtumista ja kannanotoista ulospäin ja sisäänpäin. Järjestön viestinnän suunnitteluun kannattaa laatia viestintäsuunnitelma, jonka pohjalta voi tuottaa selkeää ja suunnitelmallista viestintää.

Sosiaalisen median käyttäminen on arkipäivää viestinnässä. Kannattaa seurata vain ajankohtaisia lähteitä, lukiessa sosiaalisesta mediasta. Sosiaalisen median käyttöohjeet myös muuttuvat samalla, kun sovellukset ja alustat päivittyvät. Jos mahdollista, kannattaa käyttää pieniä summia rahaa viestintään ja markkinointiin somessa.

Suosittuja sosiaalisen median alustoja ovat Facebook, Instagram, TikTok, Youtube ja LinkedIn.

Jelli: yhdistyksen viestintä ja markkinointi

Jelli: sosiaalinen media

Koulutustoiminta

Jos jäsenjärjestö haluaa järjestää koulutuksia, kannattaa aina ottaa yhteyttä valtakunnalliseen Setaan ja kartoittaa järjestääkö alueella joku muu samankaltaisia koulutuksia.

Koulutuksen järjestämisessä huomioon tulee ottaa:

• Budjetti/taloudellinen arvio (mitä voi toteuttaa ja missä mittakaavassa)
• Kohderyhmä
• Käsiteltävät asiat
• Paikka (tilavaraus tai käytännöt hoidettava hyvissä ajoin etukäteen)
• Aikataulu
• Ilmoittautumiskäytännöt
• Pedagoginen mielekkyys (kohderyhmän huomioimisen tarpeet, missä kohti osallistavuutta, taukoja, arkikielisyys, jossa huomioidaan, ettei kaikilla sama lähtötaso, erilaiset oppimistarpeet ja esteettömyyskin, jos pystyy huomioida)
• Materiaalit (onko jaettavia esitteitä ym., jaetaanko diat, jos sellaisia on, mitä tarvitsee esim. harjoitusten toteuttamiseen materiaaliksi)
• Tarjoilut (jos on, niin mitä ja miten – pitkissä oltava, mutta onko esim. lounas omakustanne vai voidaanko tarjota)
• (Mahdolliset majoitukset jos esim. 2 päivän koulutus – tarjotaanko?)
• (Maksetaanko osallistujien matkat, jos sellaisia tulee)
• Onko ulkopuolisia kouluttajia tai kokemusasiantuntijoita – heidän kanssaan pitää käydä aikataulu ja raamit ja mahdollinen palkkio (tai sen puuttuminen) tarkasti läpi.
• Mitä etukäteisinfoja lähetetään koulutuksesta
• Muuta: esim. etukäteiskysymyksiä osallistujilta
• (Saavatko osallistujat jotkut todistukset, jotka pitää myös tehdä)

Kannattaa myös miettiä, järjestääkö kokouksen etänä webinaarina vai paikan päällä.

Webinaari.fi: koulutuksen järjestäminen webinaarina

Oppilaitosvierailut

Setan jäsenjärjestöt välittävät vierailijoita peruskouluihin ja toisen asteen oppilaitoksiin resurssiensa mukaan. Seta-vierailut tarjoavat nuorille perustietoa seksuaalisen suuntautumisen, sukupuolen ja perhemuotojen moninaisuudesta, normeista ja ihmisoikeuksista.

Nämä vierailut ovat tarpeellisia, huomioon ottaen kouluterveyskyselyiden tulokset sekä nykyisen opintosuunnitelman.

Kouluterveyskyselyn tuloksia: Sukupuoli- ja seksuaalivähemmistöihin kuuluvien nuorten hyvinvointi

OPH: Sukupuolitietoinen opetus ja ohjaus

Uusi Suomi: Perusopetus lisää tietoa ja ymmärrystä sukupuolen moninaisuudesta

SETA: Opsit, opet ja oppikirjat perusopetuksessa ja lukiossa epäonnistunut yhtälö

Sitouttaminen

Järjestötoiminta on sujuvaa, kun on tyytyväiset vapaaehtoiset puikoissa. Sitoutuneet vapaaehtoiset kokevat työnsä tärkeäksi ja ovat osa suurempaa kokonaisuutta, yhteisöä ja kaveriporukkaa. Toimintaan sitoudutaan tietyksi ajaksi kerrallaan ja jatkoa tarkastellaan aina toiminnan jälkeen.

Toimeksi.fi: motivointi ja sitouttaminen

Kansalaisareena: vapaaehtoisten sitoutuminen ja sitouttaminen

Vapaaehtoisten tavoittaminen ja rekrytointi

Vapaaehtoisten tavoittaminen voi tuntua haastavalta, ja se vaatiikin aktiivisuutta ja suunnitelmallisuutta.

Tapahtumat ja messut:

Osallistukaa paikallisille markkinoille, messuille ja tapahtumiin. Tapahtumissa kannattaa jakaa painettuja materiaaleja ja kertoa omasta toiminnasta. Kannattaa myös kerätä kiinnostuneiden sähköpostiosoitteet ja olla heihin tapahtuman jälkeen yhteydessä.

Puskaradio:

Puskaradiolla tarkoitetaan sanan leviämistä kaveri- ja tuttavapiireissä. Puhukaa toiminnastanne mahdollisimman monelle ja pyytäkää heitä levittämään sanaa. Toiminnassa on jo valmiina ihmisiä, ehkä heidän ystäviään kiinnostaa myös vapaaehtoistoiminta.

Sosiaalinen media:

Pohjatkaa viestintäsuunnitelmaan. Luokaa kiinnostavaa sisältöä ja muistakaa mainita jokaisessa postauksessa, että etsitte lisää vapaaehtoisia. Kartuttakaa seuraajianne somessa kampanjoilla, kantaaottavalla sisällöllä, kommentoinnilla ja maksullisilla mainoksilla.

Hakukoneoptimointi:

Nettisivulta löytyy koostetusti kaikki julkinen tieto yhdistyksestä ja sen toiminnasta. Siellä tulisi olla päivitettyä tietoa, kuvia ja lomakkeita. Hakukoneoptimointiin on olemassa valmiita lisäosia WordPressiin. Hakukoneoptimointi on yksinkertaista ja helppoa, jos selvittää miten se tapahtuu.

Hakukoneoptimoidut nettisivut löytyvät tietoa hakeville helpommin. Hyvät nettisivut myös vakuuttavat laadukkaasta toiminnasta.

Uusi oppimisen maailma: hakukoneoptimointi

Toimeksi.fi: vapaaehtoisten rekrytointi

Kansalaisareena: nuorten vapaaehtoistyön käsikirja

Palautelomakkeet

Palautetta kannattaa kerätä tapahtumista, ryhmistä, koulutuksista ja esimerkiksi nettisivuista. Palautteen avulla onnistut kehittämään toimintaa ja saat tärkeää tietoa kävijöistäsi.

Mikäli teet palautelomakkeen, koita tehdä siitä mahdollisimman vaivaton täyttää. Palautelomakkeen voi tehdä Googlen tai Microsoftin Formsilla.

SurveyMonkey: kyselyn luominen

Roidu: hyvä palautekysely

Vapaaehtoisten sopimukset ja rikosrekisteriote

Vapaaehtoisten kanssa kannattaa solmia sopimus, jossa määritellään vapaaehtoisuuden kesto ja sovitaan yhteiset säännöt, mitä noudatetaan.

Kaikkien nuorten parissa työskentelevien tulee myös toimittaa rikosrekisteriote.

Seta (Loiste): esimerkki vapaaehtoisuuden sopimuksesta

Seta (Loiste): ohjeet rikosrekisteriotteeseen

 

 

 

Muista jättää palautetta työkalupakista, oliko tästä sinulle hyötyä?

Anna palautetta