Puheenvuoron pyyntölomake: https://forms.gle/SLj9JSqayFAuNp7HA
Muutosesitys ja henkilöesityslomake: https://forms.gle/z7bYoTQBmXKpxqwr8
Edustajakokous järjestetään Jyväskylässä Scandic Station hotellissa (Vapaudenkatu 73) 19.11. Klo 11-18. Edustajakokoukseen on myös etäosallistumismahdollisuus.
Edustajakokousta valmistelevat työryhmät järjestetään etäyhteydellä marraskuun aikana:
Ma 31.10. 17.30-18.30 Tapaa Setan hallitus! – etätilaisuus ja edustajakokousperehdytys. Ilmoittautuminen tästä linkistä.
Ma 7.11. klo 17.00-19 Työryhmä 1 Toimintasuunnitelma ja talousarvio 2023, esittely ja muutosesitysten käsittely. Ilmoittautuminen tästä linkistä.
(muutosesitykset voi lähettää etukäteen 6.11. mennessä, tai tuoda työryhmään)
Ke 9.11. klo 17.00-19 Työryhmä 2 Edustajakokouksen kannanoton käsittely. Ilmoittautuminen tästä linkistä.
Edustajakokouksen asiakirjat ladataan Setan tiedostojakosivustolle, joka aktivoituu, kun virallinen kokouskutsu on lähetetty. Virallinen kokouskutsu lähetetään jäsenjärjestöihin viikolla 42. Kokousohjelmassa on sääntömääräiset asiat (mm. toimintasuunnitelma ja talousarvio v. 2023) ja Seta-aktiivien palkitseminen.
Kokoukseen on ilmoittauduttava etukäteen viimeistään 31.10.2022.
Kokouksen aihetunniste on #setaedari
Puheenvuorot pyydetään sähköisellä lomakkeella, jonka osoite toimitetaan kokoukseen osallistuville erikseen.
Muutosesitykset ja ehdotukset henkilövalinnoista tehdään sähköisellä lomakkeella, jonka osoite toimitetaan kokoukseen osallistuville erikseen.
Kokousmateriaaleistä löytyvät mm. kokouskutsu ja esityslista liitteineen. Samaan sijaintiin päivitetään myös muuta materiaalia, kuten hallitusehdokkaiden esittelyt.
Kokous ja sen oheisohjelma
Edustajakokouksen tehtävä on käsitellä Setan sääntöjen 6 §:n määräämät asiat mm. Setan toimintasuunnitelmasta ja talousarviosta vuodelle 2023. Edustajakokous nimeää myös jäsenet erovuoroisten tilalle Seta-säätiön hallitukseen. Tarkemmat esitykset luettavissa esityslistasta.
Vuoden 2022 edustajakokouksessa valitaan seuraavat hallituksen jäsenet kahden vuoden hallituskaudelle (2023-2024):
- Setan puheenjohtaja (2023-2024)
- yksi varapuheenjohtaja (2023-2024)
- kaksi hallituksen muuta varsinaista jäsentä (2023-2024)
- yksi hallituksen varajäsen (2023-2024)
- yksi hallituksen varajäsen (2023)
Aikataulu
10.30–11.00 Saapuminen, ilmoittautuminen ja kahvit
11.00–11.15 Edustajakokouksen avaus
11.15–11.30 Tervehdykset
11.30–12.30 Setan ajankohtaiskatsaus sekä yleiskeskustelu
12.00–12.45 Lounas
13.15–14.30 Puheenjohtaja- ja varapuheenjohtajatentti sekä hallitusehdokkaiden tentti
14.30–14.45 Tauko, Iltapäiväkahvit
14.45–17.00 Kokousasioiden käsittely, kokous pyritään päättämään klo 18 mennessä (taukoja sopivasti)
Lisätietoja kokoukseen liittyen voi kysyä seuraavasti, sähköpostit etunimi.sukunimi@seta.fi:
- Kerttu Tarjamo, pääsihteeri, +358 50 309 8108, kokousasiat, tervehdykset jne.
- Teemu Halme, talous- ja hallintopäällikkö, +358 50 400 7789, asiakirjat, esitykset, etäosallistumisen toteuttaminen
- Enni Rasimus, järjestö- ja vapaaehtoistoiminnan asiantuntija, kokouksen käytännön järjestelyt, matkakorvaukset jne. koskevat kysymykset
Jäsenjärjestön äänioikeus edustajakokouksessa
Jäsenjärjestön jäsenmaksun Seta ry:lle vuodelta 2022 on oltava maksettu ennen edustajakokousta, jotta jäsenjärjestön valtuuttamilla edustajilla on äänioikeus. Edustajamäärä määräytyy jäsenjärjestön jäsenmäärän mukaan. Yhdistyksen jäsenmääräksi katsotaan se määrä jäseniä, josta jäsenyhdistys on maksanut jäsenmaksun Setalle kuluvalta kalenterivuodelta. Jäsenmaksu maksetaan 31.12.2021 jäsenmäärän perusteella.
Kullakin varsinaisena jäsenenä olevalla jäsenyhdistyksellä on oikeus lähettää edustajakokoukseen yksi edustaja jokaista 25 täyttä jäsentä kohti 100 jäseneen asti ja tämän jälkeen yksi edustaja jokaista 50 täyttä jäsentä kohti 500 jäseneen asti, jonka jälkeen yksi edustaja jokaista 100 täyttä jäsentä kohti. Jokaisella jäsenyhdistyksellä on kuitenkin oikeus lähettää vähintään kaksi edustajaa.
Kunkin järjestön edustajilla on oltava mukana järjestön virallisten nimenkirjoittajien allekirjoittama valtakirja (yksi valtakirja järjestöä kohden), jossa luetellaan järjestön viralliset kokousedustajat. Valtakirjalomake on kokouskutsun liitteenä. Valtakirjan voi myös toimittaa etukäteen skannattuna osoitteeseen teemu.halme@seta.fi.
Turvallisemman tilan ohjeet
Edustajakokouksessa olemme tekemässä tärkeitä järjestöä koskevia päätöksiä ja tapaamassa toisia arvokasta työtä tekeviä Seta-aktiiveja. Keskustelu, väittely ja omien mielipiteiden vastaiset näkökannat kuuluvat kokoukseen. Voimme kaikki vaikuttaa siihen, että keskusteluilmapiiri ja kokouksen tunnelma pysyvät kuitenkin hyvinä ja toisia osallistujia arvostavina. Seuraavat ohjeet auttavat meitä tekemään tapahtumasta parhaan mahdollisen – pidetään siis huolta itsestämme ja toisistamme.
Kaiken muotoinen syrjintä, rasismi ja häirintä ovat edustajakokouksessa ehdottomasti kiellettyjä.
Kunnioita omia ja toisten rajoja – fyysisiä, henkisiä ja sosiaalisia rajoja.
Älä kuvaa tapahtumaan osallistuvia henkilöitä ilman heidän lupaansa, edes tietokoneen ruudulta. Osallistujien nimet saattavat näkyä kuvaruudulla kokouksen aikana, älä julkaise niistä materiaalia ilman lupaa. Pyydä lupa kuvissa esiintyviltä henkilöiltä paitsi kaiken kuvamateriaalin julkaisuun, myös henkilöiden merkitsemiseen sosiaalisessa mediassa.
Ei tarkoittaa ei. Lopeta tai muuta käytöstäsi, jos toinen niin pyytää.
Älä tee oletuksia kenenkään sukupuolesta, seksuaalisesta suuntautumisesta, toimintakyvystä tai muista henkilökohtaisista ominaisuuksista.
On inhimillistä tehdä virheitä. Saatamme loukata tahattomasti ja puhua harkitsemattomasti, esim. vahingossa puhua toisen päälle tai käyttää tahattomasti jotakin toista loukkaavaa sanaa. Huomauta tällaisesta asiallisesti ja syyllistämättä. Oletuksena on, että kaikki osallistuvat keskusteluun hyväntahtoisesti omista lähtökohdistaan.
Isoihin virtuaalitapahtumiin osallistuminen ei ole tuttua kaikille. Älä esiinny väheksyvästi tai arvostellen, jos kokoustekniikasta tai -käytännöistä esitetään mielestäsi itsestään selviä kysymyksiä.
Etäkokoustaessa kaikki sanaton viestintä ei välity, edes videoyhteydessä. Harkitse sanojasi ja pyri selkeyteen. Jos kokouksessa tai työryhmässä käytetään chattia, kirjoita mahdollisimman harkitusti ilman piilomerkityksiä.
Ole avoin ja kuuntele – älä oleta tai yleistä kenenkään kokemusta.
Kunnioita jokaisen oikeutta itsemäärittelyyn tai -määrittelemättömyyteen.
Anna tilaa toisille. Huolehdi että kaikki tulevat keskustelussa kuulluksi ja pääsevät osalliseksi. Pidä omat puheenvuorosi napakan mittaisina ja pysy asiassa. Arvosta ja kunnioita toisten puheenvuoroja.
Älä käytä herruustekniikoita: Älä puhu toisten päälle. Älä jätä toisten puheenvuoroja huomiotta, vaan kuuntele aktiivisesti. Älä väheksy tai aseta naurunalaiseksi toisia puhujia tai heidän puheenvuorojaan. Jos olet eri mieltä, ilmaise se rakentavasti. Älä kommentoi ihmisten henkilökohtaisia ominaisuuksia.
Turvallisessa tilassa on turvallista myös astua välillä omalle epämukavuusalueelle.
Jokainen osallistuja on vastuussa turvallisemman tilan toteutumisesta. Jos havaitset syrjintää, rasismia tai häirintää, puutu tilanteeseen.
Häirintäyhdyshenkilön yhteystiedot: hairintayhdyshenkilo@seta.fi
Jos joudut häirinnän tai kiusaamisen kohteeksi, sinulla on oikeus pyytää apua. Häirintäyhdyshenkilöt käsittelevät asiasi ehdottoman luottamuksellisesti. Mihinkään toimenpiteisiin ei ryhdytä ilman sinun aloitettasi. Häirintäyhdyshenkilöiltä saat keskustelutukea tilanteen pohtimiseen, ja voitte yhdessä miettiä miten edetä asiassa.
Seksuaalisella häirinnällä tarkoitetaan sanallista, sanatonta tai fyysistä, luonteeltaan seksuaalista ei-toivottua käytöstä, jolla tarkoituksellisesti tai tosiasiallisesti loukataan henkilön henkistä tai fyysistä koskemattomuutta erityisesti luomalla uhkaava, vihamielinen, halventava, nöyryyttävä tai ahdistava ilmapiiri.
Sukupuoleen perustuvalla häirinnällä tarkoitetaan henkilön sukupuoleen, sukupuoli-identiteettiin tai sukupuolen ilmaisuun liittyvää ei-toivottua käytöstä, joka ei ole luonteeltaan seksuaalista, jolla tarkoituksellisesti tai tosiasiallisesti loukataan tämän henkistä tai fyysistä koskemattomuutta ja jolla luodaan uhkaava, vihamielinen, halventava, nöyryyttävä tai ahdistava ilmapiiri.
Lämpimästi tervetuloa mukaan Setan edustajakokoukseen!
Tiedotuslista jäsenjärjestötoimijoille
Seta kerää vuosittain alkuvuodesta jäsenjärjestöiltä tiettyjen toimijoiden yhteystiedot. Tässä yhteydessä kerätyt sähköpostiosoitteet liitetään Setan jäsenjärjestöjen tiedotuslistalle. Myös muut kiinnostuneet voivat liittyä listalle seuraavalla lomakkeella. Lisäämme listalle uusia jäseniä noin joka toinen viikko.
